Mail do pracowników uczelni - Pisarnia.pl
Spotkałam się kiedyś z rozbudowanym i dość prześmiewczym Insta Story na temat tego, że w naszej polskiej uczelnianej kulturze panuje niewygodna sztywność w komunikacji mailowej. A z kolei “tam na Zachodzie” mają fajniej, bo mogą do swoich prowadzących pisać po prostu “Hi!” lub zwracać się do nich po imieniu.
Czy jest to sztywne czy też nie, to moim zdaniem sprawa zupełnie drugorzędna. Nie zmienimy bowiem faktu, że istnieje pewna budowana od wieków kultura korespondencyjna i że jej reguły są jasno ustalone. Na pewno nie zmienimy tego jednym buntowniczym e-mailem (wręcz możemy kogoś obrazić), nie zanosi się też na to, że szybko zmieni się ten utrwalony kanon komunikacji. To, że piszemy na laptopie bądź smartfonie niewiele w tym kanonie zmienia.
Wydaje mi się, że nie pozostaje nam nic innego, jak przyjąć go do wiadomości i umieć poprawnie zastosować. A co się na niego składa, to już podpowiadam! Poniżej zdradzam 12 kroków do dobrej i profesjonalnej wiadomości e-mail.
1. Pole “odbiorca” wypełnij na końcu

Pierwsze zalecenie wynika z błędów popełnionych przez innych – błędów, których bardzo chciałabym wam oszczędzić : ) Jeśli nigdy nie zdarzyło ci się przypadkiem wysłać niedokończonego e-maila to serdecznie gratuluję!

A teraz na serio.

Żeby dmuchać na zimne i nie wysłać pustej lub niedokończonej wiadomości – co MOŻE się zdarzyć – dobrze jest zostawić wypełnienie pola “odbiorca” na sam koniec tworzenia wiadomości. Serwisy mailowe nie wysyłają “listów” bez podania adresata, w związku z tym bez odbiorcy żadna wiadomość nie opuści twojej skrzynki. Można to spokojnie zostawić na sam koniec, przed naciśnięciem “wyślij”.

Inną opcją jest pisanie i dopracowanie treści w jakimś edytorze tekstowym i następne przeklejenie jej do edytora wiadomości w twojej skrzynce e-mailowej.

2. Nie zaczynaj od “witam” – pliz!

Wydaje mi się, że już naprawdę WSZYSCY słyszeli o tym, że nie powinno się zaczynać listów, podań czy e-maili od słowa “witam”. Ale z jakichś dziwnych powodów zwrot ten wciąż jest w użyciu!

Możemy się spotkać z dwoma popularnymi wyjaśnieniami dlaczego nie powinno się używać “witam” w korespondencji. Przypomnę je tutaj dla porządku, ale jeśli już to wiesz, to możesz od razu przeskoczyć do kolejnych punktów.

Po pierwsze, forma ta pasuje bardziej do kontaktu bezpośredniego. Na pewno spotkaliście się ze stwierdzeniem, że “witać to można kogoś w progu swojego domu”. Ktoś do ciebie przychodzi, ty go witasz – jasne. W komunikacji mailowej po prostu nie mamy do czynienia z taką sytuacją, nie ma więc powodu, aby stosować tą formułę.

Po drugie, według językoznawców forma “witam” zarezerwowana jest dla osób na wyższym od nas stanowisku, bądź osób od nas starszych. Witać może cię babcia, a studentów na wykładzie witać może prowadzący zajęcia profesor. Kiedy piszesz do pracowników uczelni, którzy są od ciebie wyżsi rangą lub starsi wiekiem, możesz ich zwyczajnie swoim “witam” obrazić.

Zamiast każdorazowo zastanawiać się, czy pisząc do danej osoby możesz użyć tego zwrotu czy nie, lepiej zwyczajnie wyrzuć go ze swojego korespondencyjnego słownika.

Mail do pracowników uczelni - Pisarnia.pl
3. Sprawdź tytuł naukowy odbiorcy

Zanim zabierzesz się za pisanie twojej wiadomości, sprawdź dokładnie tytuł naukowy lub funkcję osoby do której piszesz. Wiadomość zacznij od zwrotu Szanowna Pani / Szanowny Panie + Tytuł/Funkcja (wielką literą). Tak jest najprościej i najbezpieczniej. Nie pisz: Szanowny Panie Nowak (po nazwisku) ani tym bardziej Szanowny Panie Piotrze (po imieniu)!

Tytuły naukowe wykładowców można sprawdzić na stronach internetowych uczelni, wydziału lub danego instytutu czy katedry.

Podążając za tą regułą, do pani…

  • …magister (lub magister inżynier) napiszesz: Szanowna Pani Magister – choć można się też spotkać z zaleceniem, aby do osób z tytułem niższym niż doktor pisać po prostu: Szanowna Pani,
  • …inżynier napiszesz: Szanowna Pani Inżynier – choć, jak wyżej, można się spotkać z sugestią, by tutaj zastosować: Szanowna Pani,
  • …doktor napiszesz: Szanowna Pani Doktor,
  • …docent napiszesz: Szanowna Pani Docent,
  • …doktor habilitowanej napiszesz: Szanowna Pani Profesor,(zwyczajowo doktorów habilitowanych nazywa się w Polsce profesorami)
  • …doktor habilitowanej, profesor Uczelni XYZ (np. dr hab., prof. UW) napiszesz: Szanowna Pani Profesor (jak wyżej),
  • …profesor napiszesz: Szanowna Pani Profesor.

Chociaż feminatywy, czyli żeńskie formy, takie jak “doktorka” czy “profesorka” są coraz bardziej popularne, moim zdaniem lepiej jest jednak unikać ich w komunikacji z pracownikami naukowymi. Nigdy nie mamy pewności, czy dana kobieta lubi taką formę lub nie (znam wiele takich, które ich nie znoszą), a nie mamy jeszcze w Polsce narzuconego obowiązku dopasowywania nazw wszystkich zawodów do danej płci w mowie i piśmie lub pisania w sposób genderowo-neutralny.

W przypadku mężczyzn, postępujemy analogicznie – wszędzie tam, gdzie była wyżej “pani”, damy teraz “pan”: Szanowny Panie Doktorze / Profesorze / itd.

Jeśli znasz się z danym prowadzącym nieco dłużej, wymieniliście sporo wiadomości oraz masz pewność, że ta osoba nie będzie ci miała tego za złe, można pokusić się o zmianę formuły Szanowny Panie / Szanowna Pani na Dzień dobry lub Dobry wieczór. Oczywiście w zależności od pory dnia, kiedy piszesz swój mail.

4. … lub sprawdź nazwę funkcji pełnionej przez odbiorcę

Czasem może się też zdarzyć, że będziesz pisał do pracownika naukowego jako do osoby pełniącej konkretną funkcję na uczelni, nie zaś jako do prowadzącego twoje zajęcia. Np. z podaniem o zmianę trybu studiów czy też zwolnienie z opłat.

Wówczas taki mail lepiej jest rozpocząć od funkcji, aniżeli od tytułu naukowego. Przykładowo pan profesor Nowak nie decyduje o zmianie trybu twoich studiów z tego powodu, że jest profesorem zwyczajnym, ale dlatego, że pełni funkcję dziekana czy dyrektora danej jednostki naukowej.

Wówczas e-mail powinniśmy zacząć od zwrotów takich jak:

  • Szanowny Panie Dziekanie,
  • Szanowny Panie Dyrektorze,
  • Szanowny Panie Kwestorze, itp.

Nie trzeba później podawać nazwy wydziału, katedry, czy instytutu. Nie napiszemy Szanowny Panie Dziekanie Wydziału Nauk Biologicznych i Weterynaryjnych – jest to zwyczajnie zbyt długa formuła.

Pamiętaj jednak, że mail zarówno do dziekana, jak i prodziekana rozpoczynamy od Szanowny Panie Dziekanie. Tak samo zarówno do rektora, jak i prorektora, napiszemy Szanowny Panie Rektorze. Podobnie jest z wicedyrektorami. Grzecznościowo prodziekanom, prorektorom i wicedyrektorom przysługuje pełny tytuł – bez “pro” czy “wice”.

Do osób na stanowiskach administracyjnych i technicznych, z tytułami niższymi niż doktor, napiszemy zazwyczaj Szanowna Pani lub Szanowny Panie.

Na marginesie dodam, że we wnioskach lub podaniach składanych w formie papierowej warto podać zarówno tytuł naukowy danego dziekana czy prorektora, funkcję, jak i dokładną nazwę jednostki, do której przypisany jest dany pracownik uczelni. Podania pisemne to już jest jednak inna para kaloszy : )

5. Sformułuj zwięzły temat wiadomości

Z dużym prawdopodobieństwem możesz przypuszczać, że odbiorca twojej wiadomości odbiera dziennie o wiele więcej e-maili niż ty. Zrób mu przysługę i ułatw odszukanie twojej wiadomości poprzez nadanie jej odpowiedniego, dość szczegółowego tytułu, który zwięźle wskaże na jej treść. Enigmatyczne nazwy takie jak “Prośba” czy “Zapytanie” mogą zwyczajnie zniknąć w gąszczu skrzynki mailowej osoby, do której piszesz.

Jeśli nie wiesz jak sprytnie nazwać wiadomość do prowadzącego zajęcia, spróbuj chociaż naprowadzić odbiorcę na nazwę przedmiotu, o jaki chodzi, np. “Pytanie o pracę pisemną z przedmiotu XYZ”.

Unikaj też w tytułach wiadomości takich zwrotów jak “ważne” czy “pilne”. Brutalna prawda jest taka, że sprawa może być ważna lub pilna jedynie dla ciebie, a pracownik uczelni dotrze do niej wtedy, kiedy będzie mu to pasować. Czy dodasz to słowo w tytule czy też nie.

Mail do pracowników uczelni - Pisarnia.pl
6. Streszczaj się

Staraj się przedstawić sprawę, z którą piszesz jak najzwięźlej.

Jeśli się usprawiedliwiasz, nie rozciągaj na dziesięć linijek historii tramwaju, który nie przyjechał lub kotki, która nagle zmarła, co pokrzyżowało twoje plany bycia wspaniałym studentem.

Jeśli z kolei o coś prosisz, nie rób zbytecznych podchodów. Wyjaśnij krótko dlaczego i z czym konkretnie potrzebujesz pomocy danej osoby.

W przypadku prac lub zadań, które należy wysłać prowadzącemu jako dodatkowy załącznik, pamiętaj aby opatrzyć taką wiadomość dodatkową treścią. Nigdy nie wysyłaj pustego e-maila z samym załącznikiem!

7. Pisz poprawnie i bądź grzeczny

Fakt, że prowadzący zajęcia często odpisują bez okrągłych formułek na wstępie i zwykle bardzo skrótowo (na zasadzie: zrób tak i tak, przyjdź tu, wyślij to i to), nie zwalnia nas z obowiązku pisania maili grzecznie i starannie. Ja również nie jestem fanką takich oschłych wiadomości od przełożonych lub osób wyższych ode mnie rangą, ale pamiętaj, że niskie standardy rozmówcy nie upoważniają nas do obniżenia standardów własnych.

Poza tym, w tak hierarchicznej instytucji, jaką jest uniwersytet, raczej nie zdarzy się, że ktoś poskarży się na nieładny mail od profesora. Ale już profesor może być skłonny zrobić ci awanturę ze względu na niestaranność lub butę okazaną w wiadomości skierowanej do niego.

Przyjmijmy te realia na klatę i piszmy najstaranniej i najpoprawniej jak to możliwe. Nie popadajmy jednak w tony służalcze lub w zbyteczne pochlebstwa. Należy zachować rozsądny balans w tonie naszej wypowiedzi.

8. Opisuj załączniki

Nie znam zbyt wielu osób, które mają porządek w dokumentacji na komputerze. I jeszcze mniej takich, które robią porządek w folderze “pobrane” lub “downloads”. Zajrzyj do swojego ; )

Nic tak nie zaśmieca laptopa jak pliki z niewiele mówiącymi tytułami. Uwierz, pracownicy uczelni, do których piszesz, mają ich na pewno sporo. A przecież nie chcesz, żeby plik z twoją pracą lub projektem gdzieś przepadł!

Możesz ułatwić zadanie sobie i odbiorcy twojej korespondencji poprzez opisanie załączanych dokumentów. Najlepiej imieniem i nazwiskiem oraz nazwą wskazującą na to, co się w danym pliku znajduje.

9. Zakończenie i podpis

Choć bardzo popularnymi zwrotami są Pozdrawiam lub Pozdrawiam serdecznie i sama często je stosuję, spotkałam się z opinią, że nie są to najlepsze formuły w komunikacji z osobami wyższymi od nas rangą lub takimi, z którymi podejmujemy dopiero pierwszy kontakt.

Najbezpieczniejsze formuły na zakończenie to:

  • Z poważaniem
  • Z wyrazami szacunku
  • Łączę wyrazy szacunku
  • ewentualnie Łączę pozdrowienia.

Pamiętaj, żeby po tej formule podpisać mail, przynajmniej imieniem i nazwiskiem. Jeśli piszesz do prowadzącego zajęcia, który prowadzi wiele ćwiczeń i wykładów, miłym ukłonem w jego stronę będzie podanie twojego kierunku studiów, roku i grupy (jeśli grupy są numerowane). Jeśli z kolei piszesz do kogoś w jakiejś roli, którą pełnisz – np. starosty grupy, przewodniczącego samorządu, itd. – podaj nazwę swojej funkcji.

10. Układ (przecinki)

Warto jeszcze wspomnieć o kilku sprawach związanych z wyglądem wiadomości. Ciężko to opisać bez wizualizacji, dlatego posłużę się poniższym – jakże wysublimowanym – przykładem.

Zwróć uwagę na miejsca zaznaczone na czerwono. Teoretycznie po powitaniu możemy wstawić albo wykrzyknik, albo przecinek. W przypadku komunikacji z pracownikami naukowymi lepiej oczywiście nie “wykrzykiwać” : ) Wskazany będzie zatem przecinek.

Zgodnie z zasadami polskiej interpunkcji, po tym przecinku kolejną linijkę zaczynamy małą literą. Możesz oczywiście zrobić inaczej – rozpoczęcie wielką literą jest coraz bardziej popularnym zjawiskiem. Zauważają to chociażby językoznawcy z Poradni PWN.

Po pozdrowieniach nie stawiamy przecinka, chociaż bardzo nas świerzbi : ) Tako rzeczą znawcy języka polskiego, chociażby w tymw tym miejscu.

11. Rozważ zmianę adresu

Po to uczelnie zakładają nam skrzynki mailowe żebyśmy to właśnie za ich pomocą kontaktowali się z uczelnią.

Jeśli jednak z jakichś powodów posługujesz się prywatnym adresem mailowym, upewnij się… jak on się nazywa. Im bardziej profesjonalnie (imię + nazwisko starczy), tym lepiej – “agusia12345@wp.pl” raczej odpada.

12. Przeczytaj cały mail jeszcze raz przed wysłaniem

Na koniec, sprawdź cały mail pod kątem:

  • poprawności językowej,
  • interpunkcji,
  • zwrotów kolokwialnych, których należy unikać,
  • skrótów (przykładowo skróty, które tworzą sobie studenci, chociażby od długich nazw przedmiotów, mogą nie być jasne dla prowadzących),
  • emotikon, których być tam nie powinno (!),
  • trybu rozkazującego, którego nikt z nas nie lubi,
  • trafności tematu wiadomości,
  • poprawności tytułu lub funkcji odbiorcy.

I naciśnij “wyślij” : )

Mam nadzieję, że pomogłam!

Jak poprawnie napisać e-mail do pracownika uczelni?

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *